PRIVACYBELEID

VitalityProfile

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens VitalFacts via het online platform VitalityProfile verwerkt, waarom dat gebeurt, met wie gegevens worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten gebruikers hebben.

VitalityProfile ondersteunt leefstijlvragenlijsten, vitaliteitstesten en – als een gebruiker daarvoor kiest – koppelingen met activitytrackers en gezondheidsplatforms. Sommige gegevens kunnen iets zeggen over iemands gezondheid. Daarom behandelen wij deze gegevens als bijzonder gevoelig.

Documentgegevens	Waarde
Versie	2.0 – def
Datum	13 augustus 2026
Eigenaar	VitalFacts Eenmanszaak
Contact	info@vitalfacts.nl
Toepassing	VitalityProfile, inclusief webapplicatie, mobiele functies en gekoppelde gezondheidsbronnen

1. Wie is verantwoordelijk?

VitalFacts Eenmanszaak, gevestigd aan Karel van Gelderlaan 19, 6861 CB Oosterbeek, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64188531, exploiteert VitalityProfile.

Welke partij juridisch verantwoordelijk is, hangt af van de situatie:

• Rechtstreeks gebruik: als u zelf een account of abonnement bij VitalFacts afsluit, bepaalt VitalFacts de doelen en middelen van de verwerking en is VitalFacts verwerkingsverantwoordelijke.

• Gebruik via een opdrachtgever: als een werkgever, zorgorganisatie, verzekeraar of andere organisatie VitalityProfile aanbiedt en die organisatie het doel en de inrichting van de verwerking bepaalt, kan die organisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn en verwerkt VitalFacts gegevens als verwerker. De privacyinformatie van die organisatie vult dit beleid dan aan.

• Eigen doeleinden van VitalFacts: voor accountbeveiliging, ondersteuning, facturatie, naleving van wettelijke plichten en verbetering op basis van geanonimiseerde of – waar passend – gepseudonimiseerde gegevens kan VitalFacts zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Belangrijk voor werknemers Een werkgever ontvangt via VitalityProfile niet zonder geldige juridische basis individuele gezondheidsgegevens, antwoorden op gezondheidsvragenlijsten of individuele wearabledata.

2. Op wie en waarop geldt dit beleid?

Dit beleid geldt voor bezoekers, accountgebruikers, deelnemers aan programma’s en personen die contact opnemen met VitalFacts over VitalityProfile. Het geldt niet voor websites, apps of apparaten van derden die onder een eigen privacybeleid werken, zoals de leverancier van een wearable of een gezondheidsplatform.

VitalityProfile is bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 18 jaar zonder aantoonbare toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Categorie	Voorbeelden
Account- en contactgegevens	Naam, e-mailadres, gebruikersnaam, account-ID, organisatie of programma, taal- en communicatievoorkeuren.
Profielgegevens	Geboortejaar of geboortedatum, leeftijd, geslacht of gender indien relevant, lengte, gewicht en persoonlijke voorkeuren.
Vragenlijsten en testen	Antwoorden over leefstijl, vitaliteit, beweging, voeding, slaap, stress, welzijn en persoonlijke doelen; berekende scores en adviezen.
Gezondheids- en fitnessgegevens	Hartslag, stappen, activiteitsduur en -intensiteit, energieverbruik, slaapduur en slaapkwaliteit en andere door u geselecteerde datatypen uit een gekoppelde bron.
Technische gegevens	IP-adres, apparaat- en browserinformatie, datum en tijd van gebruik, sessiegegevens, foutmeldingen, beveiligingslogs en cookie- of vergelijkbare identifiers.
Ondersteuning en communicatie	Berichten aan de helpdesk, verzoeken over privacyrechten en communicatie over het account of programma.
Contract- en betaalgegevens	Abonnements-, factuur- en betaalstatus; VitalFacts hoort geen volledige betaalkaartgegevens op te slaan als een betaalprovider deze verwerkt.

Wij ontvangen deze gegevens rechtstreeks van u, van de organisatie die u uitnodigt, automatisch bij gebruik van het platform of – alleen na uw actieve koppeling en toestemming – van een wearable, Google Fit, Health Connect of een andere gezondheidsbron.

4. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?

Doel	AVG-grondslag
Account aanmaken, authenticeren en de afgesproken dienst leveren	Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG), of voor de overeenkomst van de opdrachtgever wanneer VitalFacts verwerker is.
Vragenlijsten, scores, inzichten en persoonlijke functionaliteiten aanbieden	Uitvoering van de overeenkomst. Voor gezondheidsgegevens is daarnaast een uitzondering op het verwerkingsverbod nodig; bij vrijwillige welzijnsdiensten is dat doorgaans uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 onder a AVG).
Een wearable of gezondheidsplatform koppelen en geselecteerde data synchroniseren	Uw uitdrukkelijke, specifieke toestemming. U kunt de koppeling en machtigingen intrekken; dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
Serviceberichten, herinneringen en ondersteuning	Uitvoering overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij betrouwbare ondersteuning. Marketing sturen wij alleen met toestemming wanneer die wettelijk vereist is.
Beveiliging, misbruikpreventie en storingsanalyse	Gerechtvaardigd belang van VitalFacts en gebruikers bij een veilig, beschikbaar platform (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Administratie, facturatie en wettelijke verzoeken	Uitvoering overeenkomst en voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG).
Product- en kwaliteitsverbetering	Gerechtvaardigd belang, bij voorkeur met geanonimiseerde gegevens. Voor hergebruik van gezondheidsgegevens buiten het oorspronkelijke doel vragen wij vooraf een afzonderlijke geldige toestemming, tenzij een andere wettelijke uitzondering aantoonbaar geldt.
Onderzoek of statistiek	Alleen na aanvullende toetsing, passende waarborgen en een toepasselijke grondslag en uitzondering voor bijzondere persoonsgegevens. Bij wetenschappelijk onderzoek kunnen aanvullende ethische en wettelijke eisen gelden.

Als wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wegen wij vooraf ons belang af tegen uw privacybelang. U kunt tegen zo’n verwerking bezwaar maken. Als gegevens noodzakelijk zijn voor het account of de kernfunctie en u die niet verstrekt, kunnen wij die functie mogelijk niet leveren.

5. Gezondheidsgegevens en toestemming

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Het enkele accepteren van dit privacybeleid geldt niet als toestemming. Waar wij toestemming gebruiken, vragen wij die afzonderlijk, vooraf, specifiek en met een duidelijke keuze. U kunt weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor functies waarvoor de betreffende gegevens niet noodzakelijk zijn.

• U kiest welke ondersteunde gegevensbron u koppelt en, waar technisch mogelijk, welke datatypen u deelt.

• U kunt machtigingen beheren of intrekken in VitalityProfile en in de instellingen van de gekoppelde dienst.

• Na intrekking stoppen wij met nieuwe gegevens opvragen. Reeds ontvangen gegevens kan je zelf verwijderen of verwijderen wij op uw verzoek, tenzij wij die aantoonbaar nog moeten bewaren of een andere geldige grondslag geldt.

• VitalityProfile geeft leefstijl- en vitaliteitsinformatie en is geen vervanging voor een arts, diagnose of spoedeisende zorg.

6. Google Fit, Health Connect en andere gekoppelde bronnen

Wanneer u een koppeling activeert, vraagt VitalityProfile alleen toegang tot datatypen die nodig zijn voor de gekozen, zichtbare functie. De autorisatiepagina of toestemmingsdialoog toont de gevraagde rechten. Wij gebruiken gekoppelde gegevens niet voor advertenties, kredietbeoordeling, handel in persoonsgegevens of een ander doel dat niet duidelijk aan u is uitgelegd.

Voor informatie die via Google API Services wordt ontvangen, houdt VitalFacts zich aan de Google API Services User Data Policy, waaronder de Limited Use-vereisten. Voor gegevens uit Google Fit en Health Connect gelden daarnaast de toepasselijke Google- en Google Play-beleidsregels. Wij delen deze gegevens alleen met dienstverleners die nodig zijn om de gekozen functie veilig te leveren, wanneer de wet dit verplicht of wanneer u daarvoor afzonderlijk toestemming geeft.

Het intrekken van een Google- of Health Connect-machtiging stopt toekomstige toegang, maar verwijdert niet automatisch gegevens die al in VitalityProfile zijn opgeslagen. U kunt die gegevens zelf verwijderen of door een verzoek te sturen naar info@vitalfacts.nl.

7. Delen van gegevens

Het gebruik en de overdracht door VitalityProfile van gegevens die zijn ontvangen via Google API's aan een andere app, voldoen aan het gebruikersgegevensbeleid voor Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).Dit betekent dat wij de gegevens die via de Google-koppeling worden verkregen (zoals fitness- of gezondheidsdata): - Alleen gebruiken om de kernfuncties van de VitalityProfile-applicatie te leveren en te verbeteren; - Nooit overdragen aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de werking van de app, wettelijk verplicht is, of als onderdeel van een fusie/overname; - Nooit gebruiken voor advertentiedoeleinden, marketing of het online volgen van uw surfgedrag (tracking); - Niet laten inzien door menselijke operators, tenzij u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven (bijvoorbeeld voor technische ondersteuning), het noodzakelijk is voor de veiligheid, of om te voldoen aan de wet.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij verstrekken gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de beschreven doelen en met passende afspraken aan:

• IT-, hosting-, back-up-, beveiligings-, communicatie-, analyse- en supportleveranciers die als verwerker onder onze instructies werken;

• de organisatie die VitalityProfile aan u aanbiedt, uitsluitend binnen haar bevoegdheid en de vooraf uitgelegde rapportagevorm;

• professionele adviseurs, auditors of verzekeraars wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is;

• bevoegde overheidsinstanties of toezichthouders wanneer een wettelijke verplichting of geldig bevel dit vereist;

• een rechtsopvolger bij een fusie, overname of overdracht, met passende waarborgen en informatie vooraf als de wet dat vereist.

Actuele categorieën en namen van essentiële leveranciers: Strato en Cloud 86 (hostingproviders), Digital Ocean (hosting van clouddiensten in regio Amsterdam).

8. Rapportages aan opdrachtgevers

Als u deelneemt via een organisatie, informeren wij u vooraf welke gegevens die organisatie ontvangt. Een opdrachtgever ontvangt in beginsel alleen deelname- of beheerinformatie die nodig is om het programma uit te voeren.

Individuele scores, antwoorden en gezondheids- of wearabledata delen wij niet met een werkgever, leidinggevende of andere opdrachtgever, behalve wanneer daarvoor een aantoonbare, specifieke wettelijke basis bestaat en u daarover vooraf duidelijk bent geïnformeerd. Toestemming in een arbeidsrelatie is vaak niet vrij vanwege de afhankelijkheidsverhouding en is daarom doorgaans geen geschikte basis.

9. Internationale doorgifte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, en beoordelen wij waar nodig aanvullende maatregelen. U kunt via info@vitalfacts.nl informatie vragen over de relevante waarborgen.

Uw locatie of het feit dat u het platform vanuit een ander land opent, geldt niet als toestemming voor internationale doorgifte.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel. Onderstaande termijnen zijn het voorgestelde beleid en moeten vóór publicatie worden afgestemd op contracten, techniek en wettelijke plichten.

Gegevens	Voorgestelde termijn
Actief account, profiel, vragenlijsten en gekoppelde gezondheidsgegevens	Tijdens het account of programma. Na beëindiging: blokkeren en binnen 30 dagen verwijderen of anonimiseren, tenzij een aantoonbare verplichting of lopend geschil langere bewaring vereist.
Herstelperiode na accountverwijdering	Maximaal 30 dagen; gedurende deze periode niet gebruiken behalve voor herstel op verzoek en beveiliging.
Back-ups	Verwijderde gegevens verdwijnen volgens de back-upcyclus, uiterlijk binnen 90 dagen, en worden niet teruggezet behalve bij noodzakelijk herstel.
Beveiligings- en toegangslogs	Maximaal 12 maanden, tenzij een incident of onderzoek langere bewaring noodzakelijk maakt.
Support- en privacyverzoeken	Maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij langer nodig voor een geschil of wettelijke plicht.
Financiële administratie	7 jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen.
Toestemmingsregistratie	Zolang nodig om geldigheid en intrekking van toestemming aan te tonen, in beginsel duur verwerking plus toepasselijke verjaringstermijn.
Geanonimiseerde statistieken	Geen persoonsgegevens meer; alleen bewaren als anonimisering redelijkerwijs onomkeerbaar is.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

VitalityProfile gebruikt noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken voor inloggen, sessiebeheer, voorkeuren en beveiliging. Voor analytische of marketingtechnieken die toestemming vereisen, plaatsen of activeren wij deze pas nadat u toestemming hebt gegeven.

Een afzonderlijke cookiemelding of cookiebeleid vermeldt per techniek de aanbieder, het doel en de bewaartermijn. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan ertoe leiden dat onderdelen van het platform niet werken.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen op basis van risico, waaronder toegangsbeheer volgens het need-to-know-principe, sterke authenticatie voor beheerders, versleuteling tijdens transport en waar passend bij opslag, logging, back-ups, kwetsbaarhedenbeheer, leveranciersbeoordeling, incidentprocedures en periodieke controles.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Vermoedt u misbruik, verlies of onbevoegde toegang? Meld dit direct via info@vitalfacts.nl. Wij beoordelen incidenten en melden een datalek waar nodig binnen de wettelijke termijnen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

13. Geautomatiseerde analyses en scores

VitalityProfile kan op basis van uw antwoorden en geselecteerde gezondheids- of fitnessgegevens automatisch scores, trends en aanbevelingen berekenen. Deze uitkomsten zijn bedoeld als ondersteuning en kunnen onvolledig of onnauwkeurig zijn.

Wij nemen niet uitsluitend op basis van deze verwerking besluiten die rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Als dat in de toekomst verandert, informeren wij u vooraf over de logica, het belang en de verwachte gevolgen en bieden wij de wettelijk vereiste waarborgen, waaronder menselijke tussenkomst.

14. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie hebt u het recht om:

• informatie en inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;

• gegevens zelf verwijderen of te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;

• gegevens die u zelf hebt verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen en, waar technisch mogelijk, te laten overdragen;

• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;

• toestemming op ieder moment in te trekken;

• niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten;

• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

Stuur uw verzoek naar info@vitalfacts.nl met als onderwerp ‘Privacyverzoek’. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek mogen wij deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden verlengen; daarvan krijgt u binnen de eerste maand bericht. Wij kunnen redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren, maar vragen niet meer dan nodig.

Gebruikt u VitalityProfile via een opdrachtgever die verwerkingsverantwoordelijke is? Dan sturen wij uw verzoek waar nodig veilig door of leggen wij uit bij welke organisatie u moet zijn. U kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies, leveranciers of wetgeving. De actuele versie staat op accept.vitalityprofile.nl/privacy met versienummer en datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief via het platform of per e-mail. Als een nieuw verwerkingsdoel nieuwe toestemming vereist, vragen wij die voordat wij gegevens voor dat doel gebruiken.

16. Contact

Onderwerp	Gegevens
Organisatie	VitalFacts Eenmanszaak
Adres	Karel van Gelderlaan 19, 6861 CB Oosterbeek, Nederland
KvK	64188531
Privacycontact / FG	Colin Cleeren, colin.cleeren@vitalfacts.nl
Algemeen e-mail	info@vitalfacts.nl
Website	www.vitalfacts.nl
Privacybeleid	accept.vitalityprofile.nl/privacy